Arbeitszeugnis prüfen: Gute und schlechte Zeugnisse erkennen und versteckte Codes entschlüsseln

Die Rechtsgrundlagen des Arbeitszeugnisses

Die rechtlichen Grundlagen für Arbeitszeugnisse in der Schweiz sind im Obligationenrecht (OR) verankert. Gemäss Art. 330a OR haben Arbeitnehmende jederzeit das Recht, von ihrem Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis zu verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über ihre Leistungen und ihr Verhalten ausspricht. Der Anspruch von Arbeitnehmenden auf die Ausstellung oder auf die Korrektur eines Zeugnisses besteht während 10 Jahren. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmende auch nach der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses bis zu 10 Jahre danach den Anspruch haben, ein Arbeitszeugnis zu verlangen, resp. ein solches nachträglich korrigieren zu lassen.

Dabei wird zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis (Arbeitsbestätigung) und einem Vollzeugnis (sog. qualifiziertes Arbeitszeugnis) unterschieden. Bei einem Vollzeugnis wiederum wird zwischen einem Schlusszeugnis, welches am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird und einem Zwischenzeugnis unterschieden. Ein Zwischenzeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt.

1. Arten von Arbeitszeugnissen

Unterscheidung zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis (Arbeitsbestätigung) und einem Vollzeugnis (qualifiziertes Arbeitszeugnis) sowie die Anforderungen für beide:

Vollzeugnis, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung – was ist der Unterschied?

Im Gegensatz zum Vollzeugnis beschränkt sich die Arbeitsbestätigung auf die Angabe über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Auch bekannt unter “Arbeitszeugnis ohne Wertung”, gibt die Arbeitsbestätigung keine Auskunft über die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers. Diese Art des Arbeitsdokuments wird nicht wie das Arbeitszeugnis automatisch erstellt, sondern muss vom Arbeitnehmer gesondert angefordert werden.

Bei einer befristeten Anstellung unter drei Monaten wird meist der Einfachheit halber, und sofern Mitarbeitende einverstanden sind, eine Arbeitsbestätigung ausgestellt – wünschen Mitarbeitende aber nach kurzer Anstellungsdauer (auch bei Auflösung in der Probezeit) ein Vollzeugnis, muss eines ausgestellt werden. Das sind die Unterschiede:

Vollzeugnis

enthält Angaben zu Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses und bewertet die Tätigkeiten, die Leistung und das Verhalten eines Mitarbeitenden. Wenn Arbeitnehmende ein Arbeitszeugnis verlangen, ist ein Vollzeugnis auszustellen. Beim Vollzeugnis werden zwei Arten unterschieden: Das Abschlusszeugnis und das Zwischenzeugnis:

Das Abschlusszeugnis

Das Abschlusszeugnis wird zum Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Dabei spielt es keine Rolle, wie das Arbeitsverhältnis beendet wird. Egal ob Arbeitnehmende oder Arbeitgebende kündigen, oder auch das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst wird. Am Ende des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmende auf jeden Fall das Recht auf ein Vollzeugnis.

Das Zwischenzeugnis

Der Inhalt eines Zwischenzeugnisses entspricht dem eines Abschlusszeugnisses. Das Zwischenzeugnis ist in Form eines Vollzeugnisses zu erstellen. Wichtiger Unterschied ist, dass das dieses Zeugnis im Präsens zu formulieren ist (Beispiel: «Er zeigt gute Leistungen.» statt «Er hat gute Leistungen gezeigt.»). Sodann entfällt der Beendigungsgrund. Jederzeit bedeutet nicht, dass der Arbeitnehmer ständig auf die Ausstellung von Zwischenzeugnissen pochen darf. Voraussetzung für den Anspruch ist ein sogenanntes berechtigtes Interesse.[1]

Und wann können Arbeitnehmende ein solches Zwischenzeugnis berechtigterweise verlangen? Es empfiehlt sich, ein Zwischenzeugnis zu verlangen bei einem Wechsel des Vorgesetzten, Wechsel der Funktion des Arbeitnehmenden, bei einem Betriebsübergang oder aber auch, wenn Arbeitnehmende beabsichtigen, sich eine neue Stelle zu suchen. Dabei müssen Arbeitnehmende nicht begründen, warum sie ein Zwischenzeugnis möchten und für was sie es genau brauchen.

Arbeitsbestätigung

beschränkt sich auf die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne jegliche Beurteilung der geleisteten Arbeit oder des Verhaltens im Betrieb.

Beispiel: Andreas arbeitet seit 5 Jahren als Sachbearbeiter in einer Unternehmung. Seine unzuverlässige und unmotivierte Arbeitsweise wird immer mehr zum Problem und belastet das Arbeitsverhältnis stark. Schlussendlich erhält Andreas die Kündigung. Am Ende des Arbeitsverhältnisses stellt der Arbeitgeber Andreas ein ziemlich schlechtes Arbeitszeugnis aus, was Andreas aber nicht akzeptiert. Der Arbeitgeber stellt Andreas letztlich eine Arbeitsbestätigung aus. Diese wird künftigen Arbeitgebern dennoch ein schlechtes Bild von Andreas vermitteln, da nach 5 Jahren ein Vollzeugnis erwartet wird und wenn ein solches nicht vorliegt, weiss man, dass sich Andreas und sein ehemaliger Arbeitgeber am Schluss nicht auf ein (gutes) Zeugnis einigen konnten.

Was kann Andreas hier tun? Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat Andreas auf jeden Fall ein Recht auf ein vollwertiges Schlusszeugnis. Allerdings kann er nur bedingt Einfluss auf dessen Inhalt nehmen. Er kann aber vom Arbeitgeber verlangen, dass das Zeugnis möglichst wohlwollend formuliert wird. Hier empfiehlt es sich, dass Andreas dem Arbeitgeber die Passagen, mit welchen er nicht einverstanden ist, markiert und dem Arbeitgeber eigene, bereits formulierte Vorschläge vorlegt. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass der Arbeitgeber darauf eingeht. Andreas kann seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis letztlich auch einklagen. Gemäss Praxis des Arbeitsgerichts Zürich ist grundsätzlich von der Qualifikation «gut» als Normqualifikation auszugehen. Abweichungen im Sinne einer Verbesserung hin zu «sehr gut» muss Andreas beweisen, Abweichungen «nach unten» hin zu «genügend» oder «ungenügend» der Arbeitgeber.[2]

Beispiel: Andreas arbeitet seit 5 Jahren als Sachbearbeiter in einer Unternehmung. Nun wird ihm mitgeteilt, dass in seiner Abteilung eine Umstrukturierung stattfindet und er ab dem neuen Jahr eine neue Chefin erhält.

Was kann Andreas hier tun? Bei einem Wechsel des Vorgesetzten sollte man immer ein Zwischenzeugnis verlangen. Nicht zuletzt darum, weil Andreas nicht wissen kann, wie seine Zusammenarbeit mit der neuen Chefin wird. Im schlechtesten Fall wird sich Andreas mit seiner neuen Chefin nicht gut verstehen und seine Leistungen werden schlechter beurteilt als unter seinem bisherigen Vorgesetzten. Darum ist es wichtig, dass Andreas zu diesem Zeitpunkt ein Zwischenzeugnis verlangt.

[1] Vgl. WEKA: Zwischenzeugnis: Jederzeit einforderbar, 28.04.2023, Nicole Vögeli Galli

[2] Vgl. Wenger, Vieli Rechtsanwälte: Das Arbeitszeugnis - eine Kurzanleitung für die Praxis, in Guidelines, 2018

 2. Inhaltsanforderungen an Arbeitsbestätigungen und Arbeitszeugnisse

Was muss in einem vollständigen Arbeitszeugnis enthalten sein und wie unterscheidet sich dieses von einer Arbeitsbestätigung?

Die Grundregeln eines Arbeitszeugnisses

Das Arbeitszeugnis muss vollständig sein

Alle notwendigen Angaben müssen vorhanden sein.

Ein Arbeitszeugnis muss klar formuliert sein

Das Zeugnis muss verständlich geschrieben sein. Es darf grundsätzlich keine versteckten Botschaften enthalten. Allerdings gibt es eine Art «Zeugnissprache», welche zwischen den Zeilen einiges über Arbeitnehmende aussagt.

Ein Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein

Bei der Leistungsbeurteilung von Arbeitnehmenden muss der Schwerpunkt auf die Stärken gelegt werden. Das Zeugnis soll Arbeitnehmenden helfen, eine Anstellung zu finden, in welcher sie ihre Fähigkeiten optimal einsetzen können. Ihnen darf das «wirtschaftliche Fortkommen» nicht erschwert werden.

Ein Arbeitszeugnis muss wahr sein

Ein späterer Arbeitgeber muss sich anhand des Zeugnisses ein korrektes Bild über einen zukünftigen Arbeitnehmenden machen können. Die Aussagen müssen daher «wahr», d.h. für spätere Arbeitgeber objektiv überprüfbar sein.

Diese Grundsätze in einem vollwertigen Arbeitszeugnis zu vereinen ist nicht ganz einfach, da diese sich teilweise widersprechen. So muss ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert sein, indem es die guten Leistungen von Arbeitnehmenden betont, es muss aber gleichzeitig auch wahr sein. Im Schweizer Recht gilt ausdrücklich: Wahrheit kommt vor Wohlwollen. Dies bedeutet, dass sich ein späterer Arbeitgeber auf jeden Fall anhand des Arbeitszeugnisses ein objektiv richtiges Bild über Arbeitnehmende machen kann. 

Und was gehört zwingend in ein vollständiges Arbeitszeugnis?  

• Gemäss dem Grundsatz der Vollständigkeit muss ein Arbeitszeugnis zwingend den folgenden Inhalt aufweisen[3]:

• Bezeichnung des Arbeitgebers

• Überschrift «Zwischenzeugnis» oder «Arbeitszeugnis»

• Klare Identifikation der Arbeitnehmerin, des Arbeitnehmers

• Angaben zur Funktion, allfälligen Funktionswechseln und Beförderungen und zum Arbeitspensum

• Dauer des Arbeitsverhältnisses (Ein- und Austrittsdatum) und bei Funktionswechsel Dauer (Datum von bis) der Tätigkeit in der jeweiligen Funktion

• Beschreibung der Tätigkeit

• Beschreibung des Verhaltens und der Leistung

• Bei Führungskräften: Führungskompetenzen

Und was gehört zwingend in eine Arbeitsbestätigung

Eine Arbeitsbestätigung enthält folgende Informationen:

• Bezeichnung des Arbeitgebers

• Überschrift «Arbeitsbestätigung»

• Identität der Arbeitnehmerin, des Arbeitnehmers

• Angaben zur Funktion und zum Arbeitspensum

• Dauer des Arbeitsverhältnisses

• Tätigkeitsbeschrieb

• Datum, Ausstellungsort, Firma und Unterschrift des Arbeitgebers

Darf ein Arbeitszeugnis auch negative Aussagen enthalten?

Obwohl Arbeitszeugnisse wohlwollend formuliert sein müssen, müssen diese auch wahrheitsgetreu sein. Dies bedeutet, dass auch relevante, negative Aspekte des Arbeitsverhältnisses erwähnt werden müssen. Ein Arbeitgeber, welcher wichtige, negative Informationen über Arbeitnehmende verschweigt, kann sich gegenüber einem späteren Arbeitgeber sogar haftbar machen. Nachstehende, negative Informationen müssen daher zwingend in ein Arbeitszeugnis:

Massive Pflichtverletzungen

• Strafrechtliche Verfehlungen gegenüber Mitarbeitenden oder dem Arbeitgeber, zum Beispiel Diebstahl am Arbeitsplatz, Veruntreuung, sexuelle Belästigung

• Mehrfache Verletzungen interner Richtlinien und Reglemente

• Mehrfaches Missachten von Weisungen der Vorgesetzten

Krankheit/Unfall

Eine lang dauernde Arbeitsunfähigkeit, die einen wesentlichen Teil der Anstellungsdauer überschattet, muss erwähnt werden.

Die Frage, ob eine lang dauernde Arbeitsunfähigkeit wegen Unfall oder Krankheit im Arbeitszeugnis erwähnt werden soll, ist nicht ganz einfach zu beantworten. Auf jeden Fall sollte erwähnt werden sollte aber, wenn Arbeitnehmende auf Grund einer Krankheit die berufliche Tätigkeit nicht weiterführen können.

Beispiel: Hans arbeitet in einer Werkstatt und wird auf Grund eines Unfalles dauerhaft arbeitsunfähig. Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist eine Formulierung wie „Herr Muster verlässt unsere Unternehmung aus gesundheitlichen Gründen, was wir sehr bedauern“ zulässig.

[3] Zusammenfassung gemäss GRYPS und dem Beobachter vom 13.07.2022, in «Arbeitszeugnisse effizient und korrekt verfassen», unter: https://www.gryps.ch/ratgeber/personal/beendigung-arbeitsverhaeltnis/arbeitszeugnis-arbeitsbestaetigung/

3. Interpretation von Arbeitszeugnissen

Erklärung der „Zeugnissprache“ und wie man zwischen den Zeilen liest, um versteckte Botschaften zu erkennen:

Die Kunst, ein Arbeitszeugnis richtig zu lesen

Obwohl Arbeitszeugnisse dem Grundsatz der Klarheit entsprechen müssen, gibt es dennoch eine Art „Zeugnissprache“, welche nicht ganz einfach zu verstehen ist. Oft steht zwar in einem Arbeitszeugnis nicht explizit etwas Schlechtes über Arbeitnehmende drin, allerdings gibt es durchaus Hinweise, die auf negative Eigenschaften oder Verhaltensweisen hinweisen:

Das Wichtigste kommt meist zum Schluss

Das Ende des Arbeitszeugnisses ist oft entscheidend. Meist wird eine Abschlussformulierung wie „Frau Meier verlässt unsere Unternehmung auf eigenen Wunsch, was wir sehr bedauern“ erwartet. Denn dies bedeutet:

Frau Meier hat die Stelle von sich aus gekündigt. Die Unternehmung drückt mit dem Bedauern aus, dass sie mit dem Weggang von Frau Meier eine wertvolle Mitarbeiterin verliert. Fehlt dieses Bedauern, dann bedeutet das, dass es eben nicht bedauert wird. Mit anderen Worten: Man ist nicht ganz böse, dass Frau Meier geht.

Formulierungen wie „Im gegenseiteigen Einverständnis mit Herrn Huber lösen wir das Arbeitsverhältnis auf“, ist ebenfalls negativ behaftet: Es bedeutet wohl, dass Herrn Huber gekündigt wurde und er die Unternehmung nicht freiwillig verliess.

Nichts sagen, sagt oft sehr viel (qualifiziertes Schweigen)

Wenn etwas nicht gesagt, resp. ausgelassen wird, dann ist das auch negativ zu verstehen. Steht in einem Arbeitszeugnis zum Beispiel: „Herr Frey war gegenüber seinen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Kunden stehts sehr freundlich und zuvorkommend“ dann ist dies eine sehr positive Aussage. Etwas anders sieht es aus, wenn stattdessen steht: „Herr Frey war gegenüber seinen Vorgesetzten und Kunden stehts sehr freundlich und zuvorkommend“. Hier wurde „Mitarbeitende“ bewusst ausgelassen. Das bedeutet: Gegenüber den Chefs und Kunden war er freundlich, seinen Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen gegenüber aber nicht.

Formulierungen, die als versteckte Schulnoten interpretiert werden können

Manche versteckten Aussagen in Zeugnissen können wie Schulnoten gelesen werden:

«stets zur vollsten Zufriedenheit» = Note 6

«stets zur vollen Zufriedenheit» = Note 5

«zur vollen Zufriedenheit» = Note 4

«zur Zufriedenheit» = Note 3

«im Grossen und Ganzen» = Note 2

«bemüht» = Note 1 

4. Positive und negative Codes im Arbeitszeugnis

Aufzählung von Beispielen für verborgene Aussagen, die als Lob oder Kritik interpretiert werden können.

Eigentlich widerspricht es dem Grundsatz der Klarheit, dass Arbeitszeugnisse versteckte Botschaften „Codes“ enthalten. Gemäss unserer Erfahrung trifft man sie aber doch in der Praxis an. Hier sind einige Beispiele für positive, wie auch negative Codes:

Positive Codes

"hat die ihr/ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt" – Ausgezeichnete Leistung.

"hat sich durch eine hohe Arbeitsqualität ausgezeichnet" – Sehr gute Arbeit.

"war wegen seiner/ihres umfassenden Fachwissens eine wertvolle Arbeitskraft" – Hohes Fachwissen.

"überzeugte durch ein hohes Mass an Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit" – Sehr zuverlässig und selbstständig.

"zeigte ein hohes Mass an Kreativität und Innovation" – Sehr kreativ und innovativ.

"brachte ihre/seine Ideen immer sehr erfolgreich ein" – Erfolgreiche Ideenumsetzung.

"war für ihre/seine Teamfähigkeit bekannt" – Gute Integration ins Team.

"hat die Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise erfüllt" – Übertraf Erwartungen.

"bewältigte alle Aufgaben mit großer Sorgfalt und Genauigkeit" – Sehr sorgfältige Arbeit.

"wurde wegen ihrer/seiner hervorragenden Leistungen geschätzt" – Anerkennung für herausragende Leistungen.

Negative Codes (versteckt)

"hat sich bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden" – Bemühung ohne Erfolg.

"war bestrebt, die in sie/ihn gesetzten Erwartungen zu erfüllen" – Nicht erfüllte Erwartungen.

"zeigte eine gewisse Eigeninitiative" – Mangelnde Eigeninitiative.

"hat die ihr/ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zufriedenstellend erledigt" – Gerade ausreichende Leistung.

"war als Mitarbeiter präsent" – Minimales Engagement.

"hat sich mit den Aufgaben vertraut gemacht" – Mangelnde Leistungsfähigkeit.

"war in der Lage, die gestellten Aufgaben nach Anleitung zu erledigen" – Keine Selbstständigkeit.

"hat Anstrengung gezeigt" – Wenig Erfolg trotz Anstrengung.

"hat die ihr/ihm übertragenen Arbeiten mit Interesse verfolgt" – Keine aktive Beteiligung.

"er/sie bemühte sich um eine Zusammenarbeit" – Schwierigkeiten im Team.

5. Beispiele von Arbeitszeugnissen

Beispiel eines sehr guten Arbeitszeugnisses

Um das Thema an einem Beispiel etwas zu veranschaulichen, haben wir ein sehr gutes Musterarbeitszeugnis erstellt:

Es weist alle Eigenschaften auf, die ein sehr gutes Arbeitszeugnis auszeichnen: Es ist vollständig, enthält also alles, was ein Arbeitszeugnis ausmacht. Es ist sehr ausführlich und es enthält ausschliesslich positive Äusserungen zur Arbeitsweise, zum Verhalten wie auch zum Umgang mit den verschiedenen Anspruchsgruppen. Zum Schluss wird auch explizit der Weggang bedauert.

Beispiel eines sehr schlechten Arbeitszeugnisses

Auch zur Veranschaulichung eines sehr schlechten Arbeitszeugnisses haben wir ein Beispiel erstellt:

Hier fällt auf, dass es sehr kurz ausfällt. Dies bedeutet, dass man sich über vieles erst gar nicht äussert, was negativ zu verstehen ist. Es hat auch einige krude, sehr spezielle Aussagen. Zum Beispiel: „Sie war stets bemüht, Job und Familie unter einen Hut zu bringen». Dies bedeutet in etwa: Sie hatte viele Absenzen und war auch bei der Arbeit mit dem Kopf mehr mit privaten Dingen beschäftigt. Zum Schluss wird der Weggang der Arbeitnehmerin auch nicht bedauert, was ebenfalls negativ zu verstehen ist.

Und was, wenn ich mit meinem Arbeitszeugnis nicht einverstanden bin?

In einem ersten Schritt gehen Sie am besten zu Ihrem Vorgesetzten und suchen Sie das Gespräch. Dabei macht es Sinn, das Zeugnis selbst umzuformulieren und als Gegenvorschlag zu präsentieren. Auf diese Weise hat der Arbeitgeber weniger zu tun und ist wohl eher bereit, etwas zu unterschreiben. Führt auch dies zu keiner Einigung, kann auch die gerichtliche Abänderung des Zeugnisses verlangt werden. Für diesen Fall ist es ratsam, sich genau zu überlegen, welche Aussagen und Passagen geändert werden wollen und warum.  

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lic. iur. Christian Jenny

"Die gesetzliche Verjährungsfrist für die Ausstellung oder Abänderung des Arbeitszeugnisses beträgt zehn Jahre. Es lohnt sich daher, auch ältere Arbeitszeugnisse genau unter die Lupe zu nehmen und gegebenenfalls zu beanstanden."